📋 GUÍA COMPLETA: MOTIVOS DE CANCELACIÓN DE CFDI

🎯 INTRODUCCIÓN PARA CONTADORES

Esta guía explica los 4 motivos oficiales de cancelación de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) según las disposiciones del Servicio de Administración Tributaria (SAT).

Elaborado por: Ahorasoft - Especialistas en Facturación Electrónica 📊
Sitio Web: http://www.ahorasoft.com

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📚 CATÁLOGO OFICIAL SAT - MOTIVOS DE CANCELACIÓN

01 - Comprobantes emitidos con errores con relación
02 - Comprobantes emitidos con errores sin relación
03 - No se llevó a cabo la operación
04 - Operación nominativa relacionada en una factura global

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🔥 MOTIVO 01: COMPROBANTES EMITIDOS CON ERRORES CON RELACIÓN

Definición Legal

Se utiliza cuando el Comprobante Fiscal Digital contiene errores y debe emitirse un CFDI sustituto. El nuevo comprobante debe relacionar el UUID (Folio Fiscal) del documento original que se cancela.

Características Fiscales

• ✅ OBLIGATORIO emitir CFDI de reemplazo
• ✅ Relación tipo "04" (Sustitución)
• ✅ Folio Fiscal del sustituto en cancelación
• ⚠️ NO procede cancelación sin documento sustituto

Proceso Contable

1. Detectar Error en CFDI Emitido
2. Crear Nuevo CFDI Corregido (con relación al original)
3. Timbrar CFDI Sustituto
4. Solicitar Cancelación del Original (motivo 01)
5. Referenciar Folio Fiscal del Sustituto

Casos de Aplicación

1. RFC del receptor incorrecto o inexistente
2. Domicilio fiscal erróneo del cliente
3. Régimen fiscal incorrecto del receptor
4. Clave de producto/servicio SAT errónea
5. Unidad de medida incorrecta
6. Descripción de mercancías no conforme
7. Cálculo incorrecto de impuestos (IVA, IEPS, ISR)
8. Tipo de comprobante erróneo
9. Método o forma de pago incorrectos

Ejemplo de Aplicación

Situación: Se facturó con RFC incorrecto del cliente
- CFDI Original: RFC = XAXX010101000 (Genérico - ERROR)
- CFDI Sustituto: RFC = XEXX010101000 (Correcto)
- Relación: El CFDI sustituto debe incluir el UUID del original en "CFDI Relacionados"
- Cancelación: Se solicita cancelación del original con motivo 01, indicando el UUID del sustituto

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⚡ MOTIVO 02: COMPROBANTES EMITIDOS CON ERRORES SIN RELACIÓN

Definición Legal

Se aplica cuando el CFDI contiene errores pero NO se emitirá un comprobante de reemplazo. Es una cancelación definitiva sin generar nuevo documento fiscal.

Características Fiscales

• ❌ NO requiere CFDI sustituto
• ✅ Cancelación definitiva del comprobante
• ✅ Motivo más utilizado en la práctica
• ✅ Aplica para todo tipo de comprobantes

Proceso Contable

1. Identificar Error en CFDI
2. Evaluar que NO se requiere reemplazo
3. Solicitar Cancelación (motivo 02)
4. Proceso concluido - Sin documentos adicionales

Casos de Aplicación

1. Comprobantes de prueba enviados por error
2. Duplicación accidental de facturas
3. Cambios en condiciones comerciales (descuentos posteriores)
4. Cancelación por solicitud del cliente
5. Errores menores que no ameritan corrección
6. Facturación anticipada no autorizada
7. Documentos mal dirigidos a otro cliente

Ventajas Operativas

• 🚀 Proceso más ágil (sin documentos adicionales)
• 💰 Menor costo operativo
• 🎯 Ideal para errores que no requieren corrección
• 📋 Simplifica la contabilidad

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🚫 MOTIVO 03: NO SE LLEVÓ A CABO LA OPERACIÓN

Definición Legal

Se utiliza cuando se emitió un CFDI por una operación que NO se materializó. Implica que la venta, prestación de servicios o enajenación nunca ocurrió físicamente.

Características Fiscales

• ✅ Cancelación por operación inexistente
• ✅ NO requiere CFDI sustituto
• ⚠️ ALTO RIESGO FISCAL - Auditorías SAT
• 📋 Requiere documentación soporte
• 🔍 Debe justificarse ante autoridades

Proceso Contable

1. Identificar Operación No Realizada
2. Verificar Inexistencia de Entrega/Servicio
3. Documentar Motivos de No Ejecución
4. Solicitar Cancelación (motivo 03)
5. Realizar Ajustes Contables Correspondientes

Casos de Aplicación

1. Ventas canceladas por el cliente antes de entrega
2. Servicios contratados pero no prestados
3. Mercancías no entregadas por problemas logísticos
4. Contratos rescindidos antes de ejecución
5. Órdenes de compra canceladas por el cliente
6. Servicios profesionales no realizados
7. Eventos cancelados (capacitación, consultoría)

⚠️ IMPORTANTE - Limitaciones

• NO aplicar si ya se entregó mercancía
• NO usar si el servicio ya se prestó
• NO procede si ya hubo transferencia de propiedad
• Conservar evidencia de la no realización

Implicaciones Contables y Fiscales

• 💼 Reversión total de ingresos registrados
• 📊 Afecta declaraciones de IVA e ISR
• 🔍 Revisiones SAT más frecuentes
• 📋 Documentación obligatoria del motivo
• ⚖️ Posible requerimiento de información

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🌐 MOTIVO 04: OPERACIÓN NOMINATIVA RELACIONADA EN FACTURA GLOBAL

Definición Legal

Se utiliza cuando una operación incluida en CFDI Global (al público en general) debe excluirse para emitir un comprobante nominativo individual a solicitud del cliente.

Características Fiscales

• 🌍 Exclusivo para CFDI Globales
• 👤 Conversión de operación pública a nominativa
• ✅ Requiere emisión de CFDI individual
• 📋 Proceso de segregación fiscal
• 🔄 Mantenimiento del resto de la factura global

Proceso Contable

1. Cliente solicita CFDI nominativo de operación incluida en factura global
2. Crear CFDI individual con datos del cliente
3. Timbrar comprobante nominativo
4. Cancelar porción en factura global (motivo 04)
5. Relacionar ambos comprobantes (global y nominativo)

Casos de Aplicación

1. Cliente requiere CFDI para deducción fiscal
2. Empresa solicita comprobante nominativo para gastos deducibles
3. Requerimientos de auditoría interna del cliente
4. Necesidades contables específicas de la empresa
5. Solicitudes posteriores a la venta al público
6. Comprobación de gastos corporativos
7. Requisitos de comprobación ante autoridades

Ventajas del Proceso

• 📊 Mejor control fiscal para el cliente
• 💼 Deducibilidad de gastos empresariales
• 🎯 Cumplimiento normativo específico
• 📋 Trazabilidad individualizada de operaciones

Consideraciones Importantes

• ⏰ Plazo limitado para solicitar segregación
• 📝 Documentación de la solicitud del cliente
• 🔍 Verificación de datos del receptor
• 💰 Impacto en declaraciones fiscales correspondientes

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🔧 PROCESO DE CANCELACIÓN EN ODOO

Acceso al Sistema de Cancelación

1. Ingresar a la factura que requiere cancelación
2. Verificar estado del CFDI (debe estar "Firmado")
3. Hacer clic en botón "Solicitar Cancelación"
4. Seleccionar motivo apropiado (01, 02, 03, 04)
5. Completar información adicional si es requerida

Validaciones del Sistema

• Motivo 01: Requiere obligatoriamente CFDI de reemplazo
• Motivo 02: Cancelación directa sin documentos adicionales
• Motivo 03: Verificación de no entrega/no prestación del servicio
• Motivo 04: Solo disponible para CFDI Globales

Estados de Cancelación

• Cancelación Solicitada: Enviado al PAC, pendiente respuesta SAT
• Cancelación Aceptada: SAT aprobó la cancelación
• Cancelación Rechazada: SAT rechazó la solicitud

🏢 PROVEEDORES AUTORIZADOS DE CERTIFICACIÓN (PAC)

El sistema trabaja con los principales PACs del mercado mexicano:

PACs Compatibles

• ✅ Finkok - Proveedor líder en timbrado
• ✅ SW (SmartWeb) - Soluciones integrales CFDI
• ✅ Solución Factible - Especialista en facturación

Proceso con PAC

1. Sistema envía solicitud de cancelación al PAC configurado
2. PAC valida motivo y documentación
3. PAC envía solicitud al SAT
4. SAT responde aprobación o rechazo
5. Sistema actualiza estado del CFDI

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📊 TABLA COMPARATIVA

Motivo	Requiere Sustituto	Casos de Uso	Flujo	Riesgo Fiscal
01	✅ SÍ	Errores con corrección	Complejo	Bajo
02	❌ NO	Errores sin corrección	Simple	Bajo
03	❌ NO	Operación inexistente	Simple	Alto
04	🌐 Depende	Factura global	Complejo	Medio

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⚠️ MEJORES PRÁCTICAS CONTABLES

Criterios para Selección de Motivo

1. Motivo 01: Solo cuando se emitirá CFDI corregido
2. Motivo 02: Para errores que no requieren corrección
3. Motivo 03: Solo si la operación NUNCA ocurrió
4. Motivo 04: Exclusivo para segregar CFDI Globales

Documentación Requerida

• Conservar emails de solicitud de cancelación
• Mantener contratos o órdenes de compra canceladas
• Guardar evidencia de no entrega de mercancías
• Documentar comunicación con clientes
• Conservar acuses de cancelación del SAT

Control Interno Recomendado

• 📋 Autorización previa del supervisor contable
• 🔍 Revisión mensual de cancelaciones
• 📊 Reporte estadístico por motivo de cancelación
• ⚖️ Análisis de riesgo para motivo 03
• 📁 Archivo ordenado de documentación soporte

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🎯 RESUMEN EJECUTIVO PARA CONTADORES

Guía Rápida de Decisión

Situación	Motivo SAT	Requiere Sustituto	Riesgo Fiscal
RFC incorrecto del cliente	01	✅ SÍ	Bajo
Factura duplicada	02	❌ NO	Bajo
Venta cancelada antes de entrega	03	❌ NO	Alto
Cliente pide CFDI de factura global	04	🌐 Individual	Medio

⚡ Recomendaciones Fiscales Críticas

1. NUNCA usar motivo 03 si ya se entregó mercancía
2. SIEMPRE documentar la razón de cancelación
3. Motivo 01 OBLIGA a emitir CFDI sustituto
4. Conservar evidencia para posibles requerimientos SAT

🚨 Alertas Importantes

• Motivo 03: Sujeto a revisión SAT frecuente
• Plazo cancelación: 72 horas máximo después del timbrado
• CFDI Global: Solo motivos 01, 02 y 04 disponibles
• Documentación: Obligatoria para auditorías

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